अर्जदाराला ”सदरहू कागदपत्र आढळत नाही, कागदपत्रे सापडत नाहीत”, अशी उत्तरे मिळाली तर….

कागदपत्र आढळत नाही,/ कागदपत्रे सापडत नाहीत.

माहिती अधिकार कायद्यातील अर्जाला उत्तर मिळताना जर अर्जदाराला ”सदरहू कागदपत्र आढळत नाही, कागदपत्रे सापडत नाहीत”, अशी उत्तरे मिळाली तर सदरहू अर्जदाराने दुसरा माहिती अधिकार अर्ज करून संबंधित अभिलेख किती काळ जतन करायचे? यासंबंधीचा नियम मागावा. तसेच, सदरहू कागदपत्रे नष्ट झाली असतील, तर ती नष्ट केल्याचे रेकॉर्ड ज्या रजिस्टरमध्ये आहे त्याची प्रत मागावी.

मंत्रालयाकडे अर्ज कसे करावे.

अर्थात याचे समाधानकारक उत्तर आले नाही, तर संबंधित कार्यालय प्रमुखांकडे, मंत्रालयाकडे अर्ज करून मुदतपूर्व नष्ट झालेली कागदपत्रे सांभाळण्याची जबाबदारी ज्या अधिकारी, कर्मचाऱ्यांकडे होती, त्यांच्यावर महाराष्ट्र सार्वजनिक अभिलेख अधिनियम २००५ च्या कलम ९ प्रमाणे पाच वर्षांच्या कारावास/तुरुंगवासाची कारवाई करण्याची मागणी करावी. दुर्दैवाने हा इतका महत्त्वाचा कायदा जनतेलाच काय, पण अधिकाऱ्यांनाही माहीत नाही. त्यामुळे या कायद्याची अंमलबजावणी होत नाही आणि त्याचा धाकही प्रस्थापित होत नाही.

‘माहिती अधिकार कायदा २००५’.

‘माहिती अधिकार कायदा २००५’ अस्तित्वात आल्यापासून नागरिक विविध प्रकारची माहिती, कागदपत्रे मागू लागले आहेत. मग जी कागदपत्रे दिल्याने काही गैरकारभार, बेकायदेशीर गोष्टी उघडकीला येतील अशी कागदपत्रे ‘आढळून येत नाहीत’, ‘गहाळ झाली आहेत’, ‘सापडत नाहीत’ अशी उत्तरे सरकारी बाबू माहिती अधिकारातही सर्रास देत असल्याचे आढळून आले आहे. नागरिक यावर हताश होऊन गप्प बसतात.

गेल्या अनेक वर्षांपासून सरकारी-निमसरकारी कार्यालयांमध्ये अभिलेख व्यवस्थापन या विषयाकडे संपूर्ण दुर्लक्ष झाले आहे.

खरे तर याच महाराष्ट्रात १९८० च्या दशकात ‘लखिना पॅटर्न’ नावाने गाजलेल्या प्रयोगात नगर जिल्ह्यातील तत्कालीन जिल्हाधिकारी – श्री. अनिलकुमार लखिना यांनी अभिलेख व्यवस्थापनाची आदर्श पध्दत घालून दिली होती आणि ”कोणतेही कागदपत्र मागा, तीस सेकंदात काढून देतो” अशी घोषणाही केली होती.

आज ३५ वर्षांनंतर याच महाराष्ट्र शासनात तीस सेकंदात काय, पण तीस दिवसांत कागदपत्रे सापडत नाहीत, ही वस्तुस्थिती आहे. या गोष्टीवर उपाय म्हणून अभिलेख किती दिवस व कोणी व कसे जतन करावेत?

या संदर्भात एखादा कायदा होण्याची आवश्यकता होती. अभिलेखांची मांडणी, व्यवस्थापन, ताबा, विल्हेवाट, साठा व जतन करण्याच्या संदर्भात केंद्र शासनाने १९९३ साली ‘सार्वजनिक अभिलेख अधिनियम १९९३’ पारित केला आणि सर्व राज्य सरकारांना आपापल्या राज्यात असा कायदा करण्याच्या सूचना दिल्या. त्यानुसार महाराष्ट्र सरकारने ’महाराष्ट्र सार्वजनिक अभिलेख अधिनियम २००५’ पारित केला.

या अधिनियमानुसार शासकीय व निमशासकीय कार्यालये, महामंडळे यांच्या कार्यालयातील अभिलेखांचे व्यवस्थापन करण्यासाठी तरतूद केली आहे. त्यानुसार प्रत्येक शासकीय कार्यालयास त्यास आवश्यक वाटेल अशा जागी आणि आवश्यक वाटतील तितके अभिलेख कक्ष उभारता येतील. प्रत्येक अभिलेख कक्षाच्या अभिलेखविषयक कामकाजाकरिता अभिलेख अधिकारी म्हणून एका अधिकाऱ्यास नामनिर्देशीत करावे लागेल.

त्यांच्या कार्यालयातील अभिलेखांची योग्य मांडणी, परिक्षण व जतन करणे, अभिलेखांचा नियतकालिक आढावा घेणे, जतन अनुसूची तयार करणे, अभिलेखांचे वर्गीकरण, निंदण, पुनर्विलोकन, नाशन करणे इत्यादी कामे अभिलेख व्यवस्थापन शास्त्रानुसार करण्यास तो अधिकारी जबाबदार राहील.

त्यामुळे महत्त्वाची कागदपत्रे नाश केली जाणार नाहीत व सर्व अभिलेखांचे अभिलेख व्यवस्थापन शास्त्रानुसार जतन होऊ शकेल. सदर कायदा अंमलात आल्यामुळे शासकीय व निमशासकीय कार्यालये, महामंडळे यांच्या कार्यालयातील कागदपत्र योग्य रितीने जतन होण्यास मदत होईल.

अभिलेख शासकीय कामा संदर्भासाठी.

अशा प्रकारे सुव्यवस्थित ठेवलेले अभिलेख शासकीय कामाकरिता संदर्भासाठी वेळीच उपलब्ध होऊन सर्वसामान्य जनतेची कामे वेळेत पूर्ण होतील. त्यामध्ये विलंब होणार नाही.

या कायद्यातील सर्वांत महत्त्वाची बाब म्हणजे कोणताही अभिलेख नष्ट करण्यापूर्वी विहित पध्दतीचा अवलंब करणे आवश्यक आहे. विहित पध्दतीचा अवलंब केल्याशीवाय अभिलेख नष्ट करणारा कर्मचारी-अधिकारी पाच वर्षांपर्यंत कारावासाच्या शिक्षेस किंवा दहा हजार रुपये इतक्या दंडाच्या शिक्षेस किंवा या दोन्ही शिक्षांस पात्र असण्याची तरतूद या अधिनियमात केली आहे.

महाराष्ट्र शासनाने फार पूर्वीच अ, ब, क, ड अशी अभिलेखांची वर्गवारी केली आहे, आणि त्यात कोणती कागदपत्रे किती काळ जतन करावीत, याचे नियमन केले आहे. त्याचबरोबर ज्या अभिलेखांचे आयुष्य नियमाप्रमाणे संपले आहे, त्याचे नाशन कसे करावे याबाबतही नियम आहेत.

त्याप्रमाणे अभिलेख जाळून किंवा फाडून नष्ट करावेत, त्यासाठी सक्षम अधिकाऱ्यांची परवानगी घ्यावी, तसेच कोणते अभिलेख नष्ट केले आहेत याचे रजिस्टर ठेवावे, जेणेकरून माहिती अधिकारात माहिती देताना नुसतेच ‘अभिलेख नष्ट करण्यात आले आहेत’, असे न कळवता संबंधित रजिस्टरमधील त्या नोंदीची प्रत देणे शक्य होईल.

त्यामुळे माहिती अधिकार कायद्यातील अर्जाला उत्तर मिळताना जर अर्जदाराला ‘सदरहू कागदपत्र आढळत नाही’, ‘कागदपत्रे सापडत नाहीत’, अशी उत्तरे मिळाली तर सदरहू अर्जदाराने दुसरा माहिती अधिकार अर्ज करून संबंधित अभिलेख किती काळ जतन करायचे? यासंबंधीचा नियम मागावा.

गेल्या काही वर्षात केंद्र व राज्य सरकारमध्ये उघडकीस आलेल्या कोळसा खाण घोटाळ्यापासून आदर्श घोटाळ्यापर्यंत अनेक ठिकाणी महत्त्वाचे कागदपत्र शासकीय कार्यालयांमधून गहाळ झाल्याच्या बातम्या प्रसिध्द झाल्या होत्या.

केंद्र व राज्य सरकारने या ठिकाणी हा अभिलेख कायदा वापरून कागदपत्र गहाळ होण्यास जबाबदार अधिकारी/कर्मचारी यांच्यावर तुरुंगवासाच्या शिक्षेची कारवाई करणे गरजेचे होते;

मात्र कायदा असून त्याची अंमलबजावणी न करण्याच्या शासकीय मानसिकतेतून या कायद्याच्या मूळ उद्दिष्टालाच हरताळ फासला जातो आहे.

अभिलेख आढळत नसल्यास जतनाची जबाबदारी असणाऱ्यांविरुध्द महाराष्ट्र सार्वजनिक अभिलेख अधिनियम २००५ अन्वये फौजदारी गुन्हा नोंदवला पाहिजे.’ एकुणातच माहिती अधिकार कायद्याच्या जोडीने हा केंद्र व राज्य सरकारचा सार्वजनिक HB अभिलेख कायदा जनतेनेच आता योग्य प्रकारे वापरणे व अंमलात आणणे आवश्यक आहे.

– मिलिंद परब